Cloud, On-premise oder Hybrid: Was passt zu Ihrem Unternehmen?

In Gesprächen mit Kunden hören wir zur Cloud ganz unterschiedliche Sätze. „Dafür sind wir doch viel zu klein.“ „Ich will nicht, dass unsere Daten irgendwo im Internet liegen.“ „Wo liegen unsere Daten dann eigentlich?“ Und manchmal, seltener, das Gegenteil: „Sollten wir nicht einfach alles in die Cloud packen?“

Hinter all diesen Sätzen steht im Grunde dieselbe Frage: Was ist für unseren Betrieb das Richtige? Eine Antwort von der Stange gibt es darauf nicht. Um sie zu finden, muss man zuerst verstehen, wie in einem Betrieb gearbeitet wird. Wer ist wo unterwegs, mit welchen Programmen, mit welchen Daten? Erst dann lässt sich sagen, ob die Cloud, ein eigener Server oder eine Mischung aus beidem am besten passt. Und oft sieht die Lösung am Ende anders aus, als man am Anfang gedacht hat.

Drei Wege, kurz erklärt

Bei der Cloud liegen Ihre Programme und Daten im Rechenzentrum eines Anbieters. Sie greifen über das Internet darauf zu, von jedem Ort und jedem Gerät aus. Statt einer großen Anschaffung zahlen Sie einen monatlichen Betrag pro Person, und um Technik und Updates kümmert sich der Anbieter.

Beim eigenen Server, im Fachjargon „On-premise“, steht die Technik bei Ihnen im Haus. Sie kaufen sie einmal und tauschen sie nach etwa fünf Jahren aus. Dazu kommen Strom, Datensicherung und regelmäßige Wartung. Dafür bleiben Ihre Daten im eigenen Haus, und Sie entscheiden selbst, was mit ihnen passiert. Auch von unterwegs kommen Sie heran, über eine geschützte Verbindung ins Büronetz, ein sogenanntes VPN.

Hybrid heißt, dass Sie beides kombinieren. In vielen Betrieben ist das längst Alltag, auch wenn es niemand so nennt: E-Mails und Kalender laufen über Microsoft 365, die Auftragsverwaltung liegt auf dem Server im Büro.

Zwischen diesen drei Begriffen gibt es außerdem mehr Spielraum, als man denkt. Ein Server muss nicht im Büro stehen, er kann auch gemietet in einem deutschen Rechenzentrum laufen. Und eine Cloud muss nicht von einem der großen amerikanischen Konzerne kommen. Es gibt Lösungen, die von deutschen Anbietern betrieben werden oder die wir auf Ihrem eigenen Server einrichten.

Wie das in der Praxis aussehen kann

Der Handwerksbetrieb mit acht Leuten

Die Monteure sind den ganzen Tag auf Baustellen unterwegs. Sie sollen auf dem Handy oder Tablet ihre Termine sehen, Fotos ablegen und Aufmaße erfassen. Im Büro werden Angebote und Rechnungen geschrieben.

Die Cloud liegt hier nahe, ist aber nicht die einzige Möglichkeit. Steht im Büro schon ein Server, der noch ein paar Jahre hält, können die Monteure auch per VPN darauf zugreifen. Dann muss allerdings die Internetleitung im Büro schnell genug sein, denn alles, was unterwegs abgerufen wird, läuft durch diese Leitung. Steht ohnehin ein neuer Server an, lohnt sich ein genauer Vergleich. Für acht Arbeitsplätze ist die Cloud dann oft die einfachere Lösung, weil sich niemand mehr um Hardware im Büro kümmern muss.

Das Planungsbüro mit großen Dateien

Hier arbeiten zwölf Leute jeden Tag mit umfangreichen Plänen und Zeichnungen. Manche Dateien sind mehrere hundert Megabyte groß. Lägen sie nur in der Cloud, müsste jede davon erst über das Internet geladen werden. Mit einer Leitung, wie es sie auf dem Land oft gibt, wird das schnell zur Geduldsprobe.

Ein Server im Büro ist hier meist die bessere Grundlage. Trotzdem muss nicht alles im Haus bleiben. Eine Kopie der Datensicherung kann zusätzlich in einem Rechenzentrum liegen, damit die Daten auch nach einem Brand oder Wasserschaden noch da sind. Und wer im Homeoffice nur ab und zu einen Plan ansehen muss, schaltet sich per Fernzugriff auf seinen Rechner im Büro. Die großen Dateien bleiben dabei, wo sie sind, und nur das Bild wird übertragen.

Der Betrieb mit spezieller Branchensoftware

Viele Branchen arbeiten mit Programmen, die genau auf ihre Abläufe zugeschnitten sind, etwa in der Steuerberatung oder im Autohaus. Manche dieser Programme gibt es nur für den eigenen Server. Bei anderen gibt es eine Cloud-Version, die aber teurer ist oder weniger kann.

Das muss man sich im Einzelfall ansehen. Häufig bleibt das Branchenprogramm im Haus, während E-Mails, Kalender und gemeinsame Dateien in die Cloud wandern. Damit Mitarbeitende auch von zu Hause mit dem Programm arbeiten können, lässt es sich über einen Fernzugriff bereitstellen. Für sie fühlt sich das an, als säßen sie im Büro.

Worüber man vorher sprechen sollte

Was passiert, wenn etwas ausfällt?

Jede Lösung hat ihre Schwachstelle. Fällt das Internet aus, kommen Sie nicht an Ihre Cloud-Daten. Fällt der Server aus, steht im Büro erst einmal alles still. Beides lässt sich absichern, zum Beispiel mit einer zweiten Internetverbindung über das Mobilfunknetz oder mit einem Wartungsvertrag, der schnellen Ersatz zusichert. Wie viel Absicherung sinnvoll ist, hängt davon ab, wie lange Ihr Betrieb ohne IT auskommt. Für manche sind das ein paar Stunden, für andere nur wenige Minuten.

Wer sichert die Daten?

Viele gehen davon aus, dass sich der Cloud-Anbieter um alles kümmert. Das stimmt nur zum Teil. Microsoft und andere sorgen dafür, dass ihre Rechenzentren laufen und keine Daten durch einen technischen Defekt verloren gehen. Löscht aber jemand bei Ihnen aus Versehen einen wichtigen Ordner oder verschlüsselt ein Schadprogramm Ihre Dateien, sind die Daten auch in der Cloud betroffen. Eine eigene Datensicherung gehört deshalb immer dazu, egal für welchen Weg Sie sich entscheiden.

Wo liegen die Daten?

Bei den großen Anbietern können Sie heute in der Regel festlegen, dass Ihre Daten in europäischen Rechenzentren gespeichert werden. Wer noch einen Schritt weiter gehen möchte, setzt auf Anbieter mit Sitz in Deutschland oder Europa oder behält bestimmte Daten bewusst im eigenen Haus. Welche Daten wie viel Schutz brauchen, klären wir gemeinsam mit Ihnen.

Was kostet das auf Dauer?

Die Cloud kommt als monatliche Rechnung, der eigene Server als größere Investition am Anfang. Diese beiden Zahlen lassen sich nicht direkt vergleichen. Ein fairer Vergleich gelingt nur über mehrere Jahre und mit allem, was dazugehört: Anschaffung, Lizenzen, Strom, Wartung und die Zeit, die jemand im Betrieb damit verbringt. Diese Rechnung machen wir für Sie konkret auf.

Keinem Hersteller verpflichtet

Microsoft 365 ist für viele Betriebe eine gute Wahl, und wir richten es gerne ein. Gesetzt ist es trotzdem nicht. Es gibt gute Alternativen von deutschen und europäischen Anbietern, und es gibt frei verfügbare Software, die in einem deutschen Rechenzentrum oder auf Ihrem eigenen Server laufen kann. Welche Lösung passt, hängt von Ihren Anforderungen ab. Weil wir an keinen Hersteller gebunden sind, können wir Ihnen das offen sagen.

Eine erste Einschätzung für Ihren Betrieb

Ein paar Anhaltspunkte, die Ihnen eine erste Richtung geben:

• Ihre Mitarbeitenden arbeiten oft an wechselnden Orten, und der Alltag besteht vor allem aus E-Mails, Dokumenten und Terminen? Dann bringt Ihnen die Cloud viel: Alle arbeiten mit demselben Stand, und im Büro gibt es kein Gerät mehr, das ausfallen kann. Hat Ihr Server noch ein paar gute Jahre vor sich, reicht für den Anfang aber auch ein sicherer Zugang von außen.
• In Ihrem Betrieb werden täglich große Dateien bearbeitet, etwa Pläne, Fotos oder Videos? Dann entscheidet vor allem Ihre Internetleitung. Ist sie beim Hochladen langsam, gehören die Arbeitsdateien eher auf einen Server im Haus. Für die Datensicherung oder für abgeschlossene Projekte kann die Cloud trotzdem sinnvoll sein.
• Ihr Betrieb hängt an einer Branchensoftware? Dann gibt diese oft den Rahmen vor. Läuft sie nur auf dem eigenen Server, bleibt sie im Haus, und für alles andere kann die Cloud die richtige Wahl sein. Bietet der Hersteller eine Cloud-Version an, lohnt sich vor einem Wechsel ein genauer Blick auf Kosten und Funktionen.
• Ihr Server kommt in die Jahre, oder die Garantie läuft bald aus? Dann ist jetzt der richtige Moment für die Frage, solange Sie noch in Ruhe entscheiden können. Ein neuer Server bindet Sie wieder für etwa fünf Jahre. Wer vorher prüft, was davon in die Cloud wandern kann, braucht danach vielleicht einen kleineren Server oder gar keinen mehr.

Drei Dinge können Sie außerdem heute schon nachsehen:

1. Wie schnell ist Ihr Internet beim Hochladen? Ein kostenloser Test, zum Beispiel bei der Breitbandmessung der Bundesnetzagentur, zeigt das in wenigen Minuten. Für die Cloud und den Zugriff von unterwegs ist dieser Wert oft wichtiger als die Download-Geschwindigkeit, mit der die Anbieter werben.
2. Gibt es Ihre Branchensoftware als Cloud-Version? Eine kurze Nachfrage beim Hersteller klärt das, und auch, was sie kostet.
3. Liegt eine Kopie Ihrer Daten außerhalb des Büros? Wenn nicht, ist das der erste Punkt, um den Sie sich kümmern sollten, ganz unabhängig von der Frage nach der Cloud.

Und die Sätze vom Anfang?

• „Dafür sind wir doch viel zu klein.“ Zu klein für die Cloud ist niemand. Viele Angebote sind gerade für kleine Betriebe gemacht.
• „Ich will nicht, dass unsere Daten irgendwo im Internet liegen.“ Das ist eine berechtigte Haltung. Ihre Daten können im Haus bleiben, und Sie kommen trotzdem von unterwegs daran.
• „Wo liegen unsere Daten dann eigentlich?“ Das können Sie bei den meisten Anbietern festlegen, bis hin zu Rechenzentren in Deutschland.
• „Sollten wir nicht einfach alles in die Cloud packen?“ Vielleicht. Vorher sollte aber klar sein, dass Ihre Programme und Ihre Internetleitung dazu passen.

Wenn die Antworten bei Ihnen in verschiedene Richtungen zeigen, ist das völlig normal. Genau dann lohnt sich ein gemeinsamer Blick. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihre Situation in Ruhe an und sagen Ihnen klar, was wir empfehlen und warum. Manchmal lautet die Antwort auch: Ihr Server tut es noch ein paar Jahre.